Dinge erledigen -Getting Things Done

Dieser Artikel behandelt das Aktionsmanagementsystem von David Allen. Für andere Verwendungen siehe Getting Things Done (Begriffsklärung) .
Dinge erledigen: Die Kunst der stressfreien Produktivität
Dinge erledigen.jpg
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity Cover, Erstausgabe
Autor David Allen
Gegenstand Unternehmen
Herausgeber Pinguin-Bücher
Veröffentlichungsdatum
 2001
Auf Englisch veröffentlicht
 2001
Seiten 267
ISBN 978-0-14-312656-0 (Nachdruck 2015)
OCLC 914220080

Getting Things Done ( GTD ) ist ein persönliches Produktivitätssystem, das von David Allen entwickelt und in einem gleichnamigen Buch veröffentlicht wurde. Beschrieben als Zeitmanagementsystem stellt der Autor in dem Buch fest, dass eine Aufgabe, die einem im Kopf ist, den Kopf vollständig ausfüllt, was garantiert, dass man eine weitere Aufgabe nicht bewältigen kann; deshalb wird man keine von ihnen vervollständigen.

Die GTD-Methode basiert auf der Idee, alle interessanten Dinge, relevanten Informationen, Probleme, Aufgaben und Projekte aus dem Kopf zu schieben, indem sie extern aufgezeichnet und dann in umsetzbare Arbeitselemente mit bekannten Zeitlimits zerlegt werden . Dies erlaubt es , die Aufmerksamkeit Fokus auf auf jede Aufgabe in einem externen Datensatz aufgeführten Maßnahmen zu ergreifen, statt erinnert sie intuitiv.

Erstmals im Jahr 2001 veröffentlicht, wurde 2015 eine überarbeitete Ausgabe des Buches veröffentlicht, um die Veränderungen in der Informationstechnologie während des vorangegangenen Jahrzehnts widerzuspiegeln.

Themen

Allen demonstriert zunächst die Stressreduktion durch die Methode mit der folgenden Übung, die sich auf eine Aufgabe konzentriert, die ein unklares Ergebnis hat oder deren nächste Aktion nicht definiert ist. Allen nennt diese Stressquellen "offene Schleifen", "unvollständig" oder "Zeug".

  1. Die nervigste, ablenkendste oder interessanteste Aufgabe wird ausgewählt und als "unvollständig" definiert.
  2. Eine Beschreibung des erfolgreichen Ergebnisses der „unvollständig“ wird zusammen mit den Kriterien, nach denen die Aufgabe als erledigt gilt, in einem Satz niedergeschrieben.
  3. Der nächste Schritt, der erforderlich ist, um sich dem Abschluss der Aufgabe zu nähern, wird aufgeschrieben.
  4. Es wird eine Selbsteinschätzung der Emotionen vorgenommen, die nach Abschluss der Schritte dieses Prozesses erlebt werden.

Er behauptet, dass Stress reduziert und die Produktivität gesteigert werden kann, indem Erinnerungen an alles, woran man nicht arbeitet, in ein vertrauenswürdiges System außerhalb des eigenen Verstandes gespeichert werden. Auf diese Weise kann man an der anstehenden Aufgabe arbeiten, ohne von den "Unvollendeten" abzulenken. Das System in GTD erfordert, dass man die folgenden Werkzeuge in Reichweite hat:

  • Ein Posteingang
  • Ein Mülleimer
  • Ein Ablagesystem für Referenzmaterial
  • Mehrere Listen (siehe unten)
  • Ein Kalender.

Diese Tools können je nach Bedarf physisch oder elektronisch sein (z. B. ein physischer Eingangskorb oder ein E-Mail-Posteingang). Wenn dann „Zeug“ ins Leben eintritt, wird es in diesen Tools erfasst und mit dem folgenden Workflow verarbeitet.

Arbeitsablauf

Logikbaumdiagramm, das den zweiten und dritten Schritt (Verarbeiten/Klären und Organisieren) des fünfstufigen Getting Things Done-Workflows veranschaulicht

Der GTD-Workflow besteht aus fünf Phasen: Erfassung, Klärung, Organisation, Reflexion und Beteiligung. (In der ersten Ausgabe wurden die Namen sammeln, verarbeiten, organisieren, planen und durchführen verwendet; die Beschreibungen der Phasen sind in beiden Ausgaben ähnlich). Sobald das gesamte Material ("Zeug") im Posteingang erfasst (oder gesammelt) ist, wird jedes Element geklärt und organisiert, indem nacheinander Fragen zu jedem Element gestellt und beantwortet werden, wie in den schwarzen Kästchen im Logikbaumdiagramm dargestellt. Als Ergebnis landen Items in einem der acht ovalen Endpunkte im Diagramm:

  • im Müll
  • auf der irgendwann/vielleicht-Liste
  • in einem übersichtlichen Aktensystem
  • auf einer Liste von Aufgaben, wobei das Ergebnis und die nächste Aktion definiert sind, wenn "unvollendet" ein "Projekt" ist (dh wenn zwei oder mehr Schritte erforderlich sind, um es abzuschließen)
  • sofort erledigt und abgehakt, wenn es in weniger als zwei Minuten erledigt werden kann
  • an jemand anderen delegiert und, wenn eine Erinnerung zur Nachverfolgung gewünscht wird, in eine "Warteliste" aufgenommen
  • auf einer kontextbasierten Liste "nächste Aktion", wenn es nur einen Schritt zum Abschließen gibt
  • im Kalender

Leeren Sie den oder die Posteingänge täglich oder mindestens wöchentlich ("in" to empty). Verwenden Sie den Posteingang nicht als To-Do-Liste. Legen Sie geklärte Artikel nicht zurück in den Posteingang. Den Posteingang zu leeren bedeutet nicht, alles zu beenden. Es bedeutet nur, die Schritte "Erfassen, Klären, Organisieren" auf alle "Zeug" anzuwenden.

Als nächstes erfolgt die Reflexion (in der ersten Auflage als Planung bezeichnet). Den oben identifizierten mehrstufigen Projekten wird ein gewünschtes Ergebnis und eine einzige "nächste Aktion" zugewiesen. Abschließend wird eine Aufgabe aus der eigenen Aufgabenliste bearbeitet („engage“ in der 2. Auflage, „do“ in der 1. Auflage), sofern der Kalender nichts anderes vorschreibt. Man wählt aus, welche Aufgabe man als nächstes bearbeiten möchte, indem man berücksichtigt, wo man sich befindet (dh der "Kontext", wie zu Hause, bei der Arbeit, beim Einkaufen, am Telefon, am Computer, mit einer bestimmten Person), verfügbare Zeit, Energie verfügbar und Priorität.

Implementierung

Da sich Hard- und Software so schnell ändern, ist GTD bewusst technologieneutral. (Tatsächlich rät Allen den Leuten, mit einem papierbasierten System zu beginnen.) Viele Task-Management- Tools behaupten, die GTD-Methodik zu implementieren, und Allen führt eine Liste einiger Technologien, die in GTD übernommen oder für GTD entwickelt wurden. Einige werden als "GTD Enabled" bezeichnet, was bedeutet, dass Allen am Design beteiligt war.

Perspektive

Allen betont zwei Schlüsselelemente von GTD – Kontrolle und Perspektive . Der Workflow ist das Zentrum des Kontrollaspekts. Ziel der Kontrollprozesse in GTD ist es, alles außer der aktuellen Aufgabe aus dem Kopf in dieses vertrauenswürdige System außerhalb des eigenen Kopfes zu bekommen. Er leiht sich ein Gleichnis, das in den Kampfkünsten verwendet wird, das "Geist wie Wasser" genannt wird. Wenn ein kleiner Gegenstand in ein Wasserbecken geworfen wird, reagiert das Wasser entsprechend mit einem kleinen Spritzer, gefolgt von Ruhe. Wenn ein großer Gegenstand wieder ins Wasser geworfen wird, reagiert er entsprechend mit einem großen Spritzer, gefolgt von Ruhe. Das Gegenteil von "Geist wie Wasser" ist ein Geist, der nie zur Ruhe zurückkehrt, sondern durch jeden Input ständig gestresst bleibt. Mit einem vertrauenswürdigen System und "Geist wie Wasser" kann man sein Leben besser sehen. Allen empfiehlt die Reflexion auf sechs Ebenen, den sogenannten „Horizons of Focus“:

  • Horizont 5: Leben
  • Horizont 4: Langfristige Visionen
  • Horizont 3: 1-2 Jahresziele
  • Horizont 2: Schwerpunkte und Rechenschaftspflicht
  • Horizont 1: Aktuelle Projekte
  • Boden: Aktuelle Aktionen

Im Gegensatz zu einigen Theorien, die sich auf die Zielsetzung von oben nach unten konzentrieren , arbeitet GTD in die entgegengesetzte Richtung. Allen argumentiert, dass es für Einzelpersonen oft schwierig ist, sich auf große Ziele zu konzentrieren, wenn sie die täglichen Aufgaben, denen sie sich häufig stellen müssen, nicht ausreichend kontrollieren können. Durch die Entwicklung und Verwendung des bewährten Systems, das mit den täglichen Eingaben umgeht, kann eine Person mentalen Raum schaffen, um auf die nächste Ebene aufzusteigen.

Allen empfiehlt, eine wöchentliche Überprüfung einzuplanen, in der die verschiedenen Ebenen reflektiert werden. Die aus diesen Überprüfungen gewonnene Perspektive sollte die Prioritäten auf Projektebene bestimmen. Prioritäten auf Projektebene wiederum bestimmen die Priorität der einzelnen Aufgaben und Verpflichtungen, die während des Workflow-Prozesses gesammelt werden. Bestimmen Sie während einer wöchentlichen Überprüfung den Kontext für die Aufgaben und setzen Sie jede Aufgabe in die entsprechende Liste. Ein Beispiel für das Gruppieren ähnlicher Aufgaben wäre das Erstellen einer Liste ausstehender Telefongespräche oder der Aufgaben/Besorgungen, die beim Einkaufen zu erledigen sind. Kontextlisten können durch die verfügbaren Tools oder durch die Anwesenheit von Einzelpersonen oder Gruppen definiert werden, für die Themen zu diskutieren oder zu präsentieren sind.

Zusammenfassung

GTD basiert auf dem Speichern, Verfolgen und Abrufen von Informationen zu den zu erledigenden Aufgaben. Mentale Blockaden, auf die wir stoßen, werden durch unzureichende „Front-End“ -Planung verursacht . Das bedeutet, im Voraus zu denken und eine Reihe von Aktionen zu generieren, die später ohne weitere Planung durchgeführt werden können. Das "Erinnerungssystem" des Verstandes ist ineffizient und erinnert uns selten daran, was wir zu der Zeit und am Ort tun müssen, wenn wir es tun können. Die im „Trusted System“ kontextbezogen hinterlegten „nächsten Aktionen“ fungieren somit als externe Unterstützung, die dafür sorgt, dass wir zur richtigen Zeit die richtigen Erinnerungen erhalten. Da GTD auf externe Erinnerungen angewiesen ist, kann es als Anwendung der Theorien der verteilten Kognition oder des erweiterten Geistes angesehen werden .

Rezeption

2005 bezeichnete Wired GTD als "neuen Kult für das Info-Zeitalter" und bezeichnete die Begeisterung für diese Methode unter Informationstechnologie- und Wissensarbeitern als eine Art Sekte . Allens Ideen wurden auch durch The Howard Stern Show (Stern bezog sich im Sommer 2012 täglich darauf) und das Internet bekannt gemacht , insbesondere durch Blogs wie 43 Folders , Lifehacker und The Simple Dollar.

Im Jahr 2005 interviewte Ben Hammersley David Allen für den The Guardian- Artikel mit dem Titel „Treffen Sie den Mann, der Ordnung in Ihr Universum bringen kann“ und sagte: „Für mich, wie für die Hunderttausenden auf der ganzen Welt, die das Buch in die Hände ihrer Freunde drücken mit Feuer in den Augen sind Allens Ideen einfach lebensverändernd".

Im Jahr 2007 Time Magazine genannt Getting Things Done die Selbsthilfe Business - Buch seiner Zeit.

Im Jahr 2007 veröffentlichte Wired einen weiteren Artikel über GTD und Allen und zitierte ihn mit den Worten "Die Funktionsweise eines Automatikgetriebes ist komplizierter als eines manuellen Getriebes ... um ein komplexes Ereignis zu vereinfachen, braucht man ein komplexes System".

Ein Artikel in der Zeitschrift Long Range Planning von Francis Heylighen und Clément Vidal von der Freien Universität Brüssel zeigte "jüngere Erkenntnisse in Psychologie und Kognitionswissenschaft unterstützen und erweitern die Empfehlungen von GTD".

Siehe auch

Verweise


Weiterlesen

Externe Links