Informationsmanagement - Information management

Informationsmanagement ( IM ) betrifft einen Kreislauf organisatorischer Aktivitäten: die Beschaffung von Informationen aus einer oder mehreren Quellen, die Verwahrung und Verteilung dieser Informationen an diejenigen, die sie benötigen, und ihre endgültige Beseitigung durch Archivierung oder Löschung.

Dieser Zyklus der Informationsorganisation umfasst eine Vielzahl von Interessengruppen , darunter diejenigen, die für die Gewährleistung der Qualität , Zugänglichkeit und Nützlichkeit der erfassten Informationen verantwortlich sind; diejenigen, die für die sichere Lagerung und Entsorgung verantwortlich sind ; und diejenigen, die es für die Entscheidungsfindung brauchen . Die Beteiligten könnten Rechte müssen stammen, zu ändern, zu verteilen oder zu löschen Informationen nach organisatorischen Informationsmanagementrichtlinien .

Das Informationsmanagement umfasst alle generischen Konzepte des Managements, einschließlich der Planung , Organisation , Strukturierung, Verarbeitung , Steuerung , Auswertung und Berichterstattung von Informationsaktivitäten, die alle erforderlich sind, um die Bedürfnisse von Personen mit organisatorischen Rollen oder Funktionen zu erfüllen, die von Information. Diese generischen Konzepte ermöglichen es, die Informationen dem Publikum oder der richtigen Personengruppe zu präsentieren. Nachdem Einzelpersonen in der Lage sind, diese Informationen zu verwenden, gewinnen sie an Wert.

Informationsmanagement ist eng mit dem Management von Daten , Systemen , Technologie , Prozessen und – wo die Verfügbarkeit von Informationen für den Unternehmenserfolg entscheidend ist – Strategie verbunden und überschneidet sich damit . Diese breite Sicht auf den Bereich des Informationsmanagements steht im Gegensatz zu der früheren, traditionelleren Sichtweise, dass der Lebenszyklus des Informationsmanagements eine operative Angelegenheit ist, die spezifische Verfahren, organisatorische Fähigkeiten und Standards erfordert, die Informationen als Produkt oder Dienstleistung behandeln.

Geschichte

Emerging Ideen aus dem Datenmanagement

In den 1970er Jahren betroffen Angelegenheiten näher die Verwaltung von Informationen weitgehend auf das, was jetzt genannt werden , würde das Datenmanagement : Lochkarten , Magnetbänder und andere Aufzeichnungspflichten Medien , einen Lebenszyklus solcher Formate Beteiligung erfordern Entstehung, Verteilung, Sicherung, Wartung und Entsorgung . Zu dieser Zeit wurde das enorme Potenzial der Informationstechnologie erkannt: zum Beispiel ein einzelner Chip, der ein ganzes Buch speichert , oder eine E-Mail , die Nachrichten blitzschnell um die Welt befördert, bemerkenswerte Ideen für diese Zeit. Mit der Verbreitung der Informationstechnologie und der wachsenden Reichweite von Informationssystemen in den 1980er und 1990er Jahren nahm das Informationsmanagement eine neue Form an. Fortschrittliche Unternehmen wie British Petroleum veränderten das Vokabular des damaligen „ IT-Managements “, so dass aus „ Systemanalytikern “ „ Business-Analysten “ wurden, aus „Monopolversorgung“ eine Mischung aus „ Insourcing “ und „ Outsourcing “ und die großen IT Die Funktion wurde in „schlanke Teams“ umgewandelt, die eine gewisse Agilität in den Prozessen ermöglichten, die Informationen zum geschäftlichen Nutzen nutzen . Der Umfang des Informationsinteresses der Geschäftsleitung bei British Petroleum erstreckte sich von der Wertschöpfung über verbesserte Geschäftsprozesse auf der Grundlage eines effektiven Informationsmanagements bis hin zur Implementierung geeigneter Informationssysteme (oder „ Anwendungen “), die auf einer IT-Infrastruktur betrieben wurden , die wurde ausgelagert . Auf diese Weise war Informationsmanagement keine einfache Aufgabe mehr, die von jedem ausgeführt werden konnte, der nichts anderes zu tun hatte, sondern wurde zu einer hochstrategischen Aufgabe und zu einer Angelegenheit der obersten Führungsebene . Ein Verständnis der beteiligten Technologien, die Fähigkeit , Informationssysteme zu verwalten Projekte und geschäftliche Veränderungen gut, und die Bereitschaft, Align Technology und Business - Strategien alle notwendig wurde.

Informationsmanagement im Gesamtbild positionieren

In der Übergangszeit, die zur strategischen Sichtweise des Informationsmanagements führte, bot Venkatraman (ein starker Befürworter dieses Übergangs und dieser Transformation) eine einfache Anordnung von Ideen an, die das Management von Daten , Informationen und Wissen prägnant zusammenführte (siehe Abbildung)) argumentierte, dass:

Daten, die in der IT-Infrastruktur gepflegt werden, müssen interpretiert werden, um Informationen wiederzugeben.
Die Informationen in unseren Informationssystemen müssen verstanden werden, um als Wissen zu erscheinen.
Wissen ermöglicht es Managern , effektive Entscheidungen zu treffen .
Wirksame Entscheidungen müssen zu entsprechenden Maßnahmen führen .
Es wird erwartet , dass geeignete Maßnahmen zu sinnvollen Ergebnissen führen .

Dieses einfache Modell fasst eine Präsentation von Venkatraman aus dem Jahr 1996 zusammen, wie von Ward und Peppard (2002, Seite 207) berichtet.

Dies wird oft als DIKAR- Modell bezeichnet: Daten, Informationen, Wissen, Aktion und Ergebnis Informationsmanagement. Die Erkenntnis, dass Informationsmanagement eine Investition ist, die aussagekräftige Ergebnisse liefern muss, ist für alle modernen Organisationen wichtig, die für ihren Erfolg auf Informationen und gute Entscheidungen angewiesen sind.

Theoretischer Hintergrund

Verhaltens- und Organisationstheorien

Es wird allgemein angenommen, dass ein gutes Informationsmanagement entscheidend für das reibungslose Funktionieren von Organisationen ist, und obwohl es keine allgemein akzeptierte Theorie des Informationsmanagements an sich gibt , helfen Verhaltens- und Organisationstheorien. In Anlehnung an die verhaltenswissenschaftliche Managementtheorie, die hauptsächlich an der Carnegie Mellon University entwickelt und von March und Simon prominent unterstützt wurde, ist das meiste, was in modernen Organisationen tatsächlich passiert, der Umgang mit Informationen und die Entscheidungsfindung. Ein entscheidender Faktor für den Umgang mit Informationen und die Entscheidungsfindung ist die Fähigkeit des Einzelnen, Informationen zu verarbeiten und Entscheidungen mit Einschränkungen zu treffen, die sich aus dem Kontext ergeben können: das Alter einer Person, die Komplexität der Situation oder das Fehlen der erforderlichen Qualität der vorliegenden Informationen – all dies wird durch den rasanten Fortschritt der Technologie und die neuen Arten von Systemen , die sie ermöglichen, noch verschärft , insbesondere da das Social Web zu einem Phänomen wird, das Unternehmen nicht ignorieren können. Und doch, lange bevor die Bedeutung des Informationsmanagements in Organisationen allgemein anerkannt wurde, argumentierten March und Simon, dass Organisationen als kooperative Systeme mit einem hohen Maß an Informationsverarbeitung und einem enormen Bedarf an Entscheidungsfindung auf verschiedenen Ebenen betrachtet werden müssen . Anstelle des in der klassischen Theorie vertretenen Modells des „ Wirtschaftsmenschen “ schlugen sie aufgrund ihrer Argumentation über die kognitiven Grenzen der Rationalität als Alternative den „ Verwaltungsmenschen “ vor. Darüber hinaus schlugen sie das Konzept des Satisfizierens vor , bei dem die verfügbaren Alternativen durchsucht werden, bis eine Akzeptanzschwelle erreicht ist – eine weitere Idee, die noch immer Bestand hat.

Wirtschaftstheorie

Neben den von March und Simon erwähnten organisatorischen Faktoren gibt es weitere Probleme, die sich aus der Wirtschafts- und Umweltdynamik ergeben. Es fallen die Kosten für das Sammeln und Auswerten der für eine Entscheidung erforderlichen Informationen einschließlich des erforderlichen Zeit- und Arbeitsaufwands an. Die mit Informationsprozessen verbundenen Transaktionskosten können hoch sein. Insbesondere können etablierte organisatorische Regeln und Verfahren verhindern, dass die am besten geeignete Entscheidung getroffen wird, was zu suboptimalen Ergebnissen führt . Dies ist ein Problem, das bei bürokratischen Organisationen, die aufgrund von festgefahrenen Einstellungen die Wirtschaftlichkeit des strategischen Wandels verlieren, als großes Problem dargestellt wurde.

Strategisches Informationsmanagement

Hintergrund

Nach Angaben der Carnegie Mellon Schule der Fähigkeit, Prozessinformationen der Organisation ist in dem Mittelpunkt der Organisations- und Führungskompetenz und eine Strategie der Organisation muss Informationsverarbeitungsfähigkeit zu verbessern und als Informationssysteme , die die Fähigkeit formalisierte und automatisiert wurden bieten gestaltet sein, Kompetenzen waren stark auf vielen Ebenen getestet. Es wurde erkannt, dass Organisationen in der Lage sein müssen, auf eine Weise zu lernen und sich anzupassen, die noch nie zuvor so offensichtlich war, und Wissenschaftler begannen, endgültige Arbeiten zum strategischen Management von Informationen und Informationssystemen zu organisieren und zu veröffentlichen. Gleichzeitig sind die Ideen des Geschäftsprozessmanagements und des Wissensmanagements, obwohl viele der optimistischen frühen Überlegungen zur Neugestaltung von Geschäftsprozessen seitdem in der Literatur zum Informationsmanagement diskreditiert wurden. Im Bereich der strategischen Studien wird dem Verständnis der Informationsumgebung, die als die Gesamtheit von Einzelpersonen, Organisationen und Systemen verstanden wird, die Informationen sammeln, verarbeiten, verbreiten oder darauf reagieren, höchste Priorität eingeräumt. Diese Umgebung besteht aus drei miteinander verbundenen Dimensionen, die kontinuierlich mit Einzelpersonen, Organisationen und Systemen interagieren. Diese Dimensionen sind die physische, die informationelle und die kognitive Dimension.

Abstimmung von Technologie und Geschäftsstrategie auf das Informationsmanagement

Venkatraman hat einen einfachen Überblick über die erforderlichen Fähigkeiten einer Organisation gegeben, die Informationen gut verwalten möchte – das DIKAR- Modell (siehe oben). Er arbeitete auch mit anderen zusammen, um zu verstehen, wie Technologie- und Geschäftsstrategien angemessen aufeinander abgestimmt werden können, um spezifische Fähigkeiten zu identifizieren, die benötigt werden. Diese Arbeit wurde von anderen Autoren in der Welt der Beratung, Praxis und Wissenschaft parallelisiert.

Ein zeitgemäßes Portfoliomodell zur Information

Bytheway hat grundlegende Werkzeuge und Techniken für das Informationsmanagement in einem einzigen Band gesammelt und organisiert. Kern seiner Sicht des Informationsmanagements ist ein Portfoliomodell, das dem steigenden Interesse an externen Informationsquellen und der Notwendigkeit Rechnung trägt, unstrukturierte Informationen extern nutzbar zu machen (siehe Abbildung).

Dieses Portfoliomodell organisiert Fragen der internen und externen Beschaffung und des Managements von Informationen, die entweder strukturiert oder unstrukturiert sein können.

Ein solches Informationsportfolio wie dieses zeigt in vier Stufen, wie Informationen gesammelt und sinnvoll organisiert werden können:

Phase 1 : Nutzung öffentlicher Informationen : Erkennen und Übernehmen gut strukturierter externer Referenzdatenschemata wie Postleitzahlen, Wetterdaten, GPS-Positionsdaten und Fahrpläne, die in der Personal Computing-Presse veranschaulicht werden.

Stufe 2 : Kennzeichnen des Rauschens im World Wide Web : Verwenden Sie vorhandene Schemata wie Postleitzahlen und GPS- Daten oder typischer durch Hinzufügen von „Tags“ oder konstruieren Sie eine formale Ontologie , die eine Struktur bietet. Shirky gibt einen Überblick über diese beiden Ansätze.

Stufe 3 : Sichten und Analysieren: In der weiteren Welt erstrecken sich die generalisierten Ontologien, die in Entwicklung sind, auf Hunderte von Entitäten und Hunderte von Beziehungen zwischen ihnen und bieten die Möglichkeit, aus großen Datenmengen Bedeutung zu erschließen. Strukturierte Daten in Datenbanken funktionieren am besten, wenn diese Struktur ein übergeordnetes Informationsmodell widerspiegelt – eine Ontologie oder ein Entity-Relationship-Modell .

Stufe 4 : Strukturierung und Archivierung: Mit der großen Menge an verfügbaren Daten aus Quellen wie dem Social Web und den Miniatur- Telemetriesystemen , die im persönlichen Gesundheitsmanagement verwendet werden , neue Möglichkeiten, Daten zu archivieren und anschließend nach aussagekräftigen Informationen zu durchsuchen. Karte- reduzieren Methoden, die aus dem funktionalen Programmierung , sind eine neuere Art und Weise Informationen aus großen Archiv auszulösen Datensätze , die interessant zu regelmäßigen Unternehmen immer , die mit sehr großen Datenbeständen zu arbeiten, aber es erfordert erweiterte Multi-Prozessor - Ressourcen.

Kompetenzen, um Informationen gut zu verwalten

Im Jahr 2004 wurde das Managementsystem „ Information Management Body of Knowledge “ erstmals im World Wide Web veröffentlicht und soll zeigen, dass die erforderlichen Managementkompetenzen, um einen echten Nutzen aus einer Investition in Informationen zu ziehen, komplex und vielschichtig sind. Das dem Verständnis von Kompetenzen zugrunde liegende Rahmenmodell umfasst sechs „Wissens“-Bereiche und vier „Prozess“-Bereiche:

Dieses Framework bildet die Grundlage für die Organisation des 2004 erstmals zur Verfügung gestellten „Information Management Body of Knowledge“. Diese Version wird 2014 durch die Ergänzung „Wirtschaftsinformationen“ angepasst.

Die Wissensgebiete des Informationsmanagements

Dem IMBOK liegt die Argumentation zugrunde, dass es sechs Bereiche der erforderlichen Managementkompetenz gibt, von denen zwei („Business Process Management“ und „Business Information Management“) sehr eng miteinander verbunden sind.

Informationstechnologie : Das Tempo des technologischen Wandels und der Druck, ständig die neuesten technologischen Produkte zu erwerben, können die Stabilität der Infrastruktur untergraben , die Systeme unterstützt und dadurch Geschäftsprozesse optimiert und Vorteile bietet . Es ist notwendig, die „ Angebotsseite “ zu managen und zu erkennen, dass Technologie zunehmend zu einer Ware wird .
Informationssystem : Während Informationssysteme in der Vergangenheit intern entwickelt wurden, ist es im Laufe der Jahre möglich geworden, die meisten Softwaresysteme, die ein Unternehmen benötigt, von der Softwarepaketindustrie zu erwerben . Es besteht jedoch immer noch das Potenzial für Wettbewerbsvorteile durch die Umsetzung neuer Systemideen, die die strategischen Absichten von Organisationen erfüllen.
Geschäftsprozesse und Geschäftsinformationen : Informationssysteme werden auf Geschäftsprozesse angewendet, um sie zu verbessern, und sie bringen Daten in das Geschäft, die als Geschäftsinformationen nützlich werden . Das Geschäftsprozessmanagement wird noch als relativ neue Idee angesehen, da es nicht allgemein angenommen wird und in vielen Fällen schwierig war; Business Information Management ist eine noch größere Herausforderung.
Geschäftsvorteil : Welche Vorteile suchen wir? Es ist nicht nur notwendig , brutal ehrlich zu sein , was kann erreicht werden, sondern auch das aktive Management und die Bewertung der Leistungserbringung zu gewährleisten. Seit dem Aufkommen und der Popularisierung der Balanced Scorecard besteht ein großes Interesse am Business Performance Management, aber es wurden keine ernsthaften Anstrengungen unternommen, um das Business Performance Management mit den Vorteilen von Investitionen in die Informationstechnologie und der Einführung neuer Informationssysteme bis zur Wende des 19. Jahrtausend .
Geschäftsstrategie : Obwohl weit entfernt von den alltäglichen Problemen des Informationsmanagements in Organisationen, muss die Strategie in den meisten Unternehmen einfach durch die Möglichkeiten der Informationstechnologie und der Informationssysteme geprägt sein, sei es, um schlechte Leistung zu beheben oder die Differenzierung und Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern . Strategische Analyseinstrumente wie die Analyse der Wertschöpfungskette und kritischer Erfolgsfaktoren hängen direkt von der richtigen Aufmerksamkeit für die Informationen ab, die verwaltet werden (oder verwaltet werden könnten)

Die Informationsmanagementprozesse

Selbst bei voller Befähigung und Kompetenz innerhalb der sechs Wissensbereiche wird argumentiert, dass immer noch etwas schief gehen kann. Das Problem liegt in der Migration von Ideen und Werten des Informationsmanagements von einem Kompetenzbereich in einen anderen. Zusammenfassend, was Bytheway ausführlich erklärt (und durch ausgewählte Sekundärreferenzen unterstützt):

Projekte : Informationstechnologie ist wertlos, bis sie durch gutes Projektmanagement in Informationssysteme umgesetzt wird, die den Anforderungen des Unternehmens gerecht werden .
Geschäftlicher Wandel : Die besten Informationssysteme bieten Erfolg durch die Erzielung von Veränderungen innerhalb der Geschäftssysteme, aber die Menschen schätzen Veränderungen nicht, die neue Anforderungen an ihre Fähigkeiten stellen, so wie es neue Informationssysteme oft tun. Entgegen allgemeiner Erwartungen gibt es einige Belege dafür, dass der öffentliche Sektor mit dem durch die Informationstechnologie induzierten geschäftlichen Wandel erfolgreich war .
Geschäftsbetrieb : Mit neuen Systemen, verbesserten Geschäftsprozessen und Geschäftsinformationen und mit Mitarbeitern, die endlich bereit und in der Lage sind, mit neuen Prozessen zu arbeiten, kann das Geschäft an die Arbeit gehen, auch wenn neue Systeme weit über die Grenzen eines einzelnen hinausgehen Unternehmen.
Leistungsmanagement : Bei Investitionen geht es nicht mehr nur um finanzielle Ergebnisse, finanzieller Erfolg muss mit interner Effizienz, Kundenzufriedenheit und organisatorischem Lernen und Entwicklung in Einklang gebracht werden.

Zusammenfassung

Es gibt immer viele Möglichkeiten, ein Unternehmen zu sehen, und die Sicht des Informationsmanagements ist nur eine. Es ist wichtig zu bedenken, dass auch andere Bereiche der Geschäftstätigkeit zur Strategie beitragen – es ist nicht nur ein gutes Informationsmanagement, das ein Unternehmen voranbringt. Corporate Governance , Personalmanagement , Produktentwicklung und Marketing werden alle eine wichtige strategische Rolle spielen, und wir dürfen nicht nur einen Tätigkeitsbereich als alleinige Quelle des strategischen Erfolgs sehen. Auf der anderen Seite sind Corporate Governance, Personalmanagement, Produktentwicklung und Marketing auf ein effektives Informationsmanagement angewiesen, und so lässt sich unsere Kompetenz zum guten Informationsmanagement auf der hier gebotenen breiten Basis letztlich sagen überwiegen.

Informationsmanagement operationalisieren

Erforderliche Änderungen verwalten

Organisationen sind auf operativer Ebene häufig mit vielen Herausforderungen und Problemen beim Informationsmanagement konfrontiert , insbesondere wenn organisatorische Veränderungen herbeigeführt werden. Die Neuartigkeit neuer Systemarchitekturen und mangelnde Erfahrung mit neuen Arten des Informationsmanagements erfordern ein Organisationsänderungsmanagement , das notorisch schwer umzusetzen ist. Als Folge einer allgemeinen organisatorischen Zurückhaltung gegenüber Veränderungen, um neue Formen des Informationsmanagements zu ermöglichen, kann es (zum Beispiel) zu einem Mangel an erforderlichen Ressourcen, einer Nichtanerkennung neuer Informationsklassen und der neuen Verfahren, die sie verwenden, ein Mangel an Unterstützung durch die Geschäftsleitung, der zum Verlust der strategischen Vision führt, und sogar politische Manöver, die den Betrieb der gesamten Organisation untergraben. Die Einführung neuer Formen des Informationsmanagements sollte jedoch normalerweise zu betrieblichen Vorteilen führen.

Das frühe Werk von Galbraith

In seiner frühen Arbeit hat Jay Galbraith , ausgehend von einer informationsverarbeitenden Sicht des Organisationsdesigns, fünf taktische Bereiche identifiziert, um die Informationsverarbeitungskapazität zu erhöhen und den Bedarf an Informationsverarbeitung zu reduzieren.

Entwicklung, Implementierung und Überwachung aller Aspekte der „Umgebung“ einer Organisation.
Schaffung von Überlastungsressourcen , um die Belastung der Gesamthierarchie der Ressourcen zu verringern und die Informationsverarbeitung in Bezug auf Überlastung zu reduzieren.
Schaffung in sich abgeschlossener Aufgaben mit definierten Grenzen, die einen ordnungsgemäßen Abschluss erreichen können, und mit allen zur Verfügung stehenden Ressourcen, die zur Ausführung der Aufgabe erforderlich sind.
Erkennen von Querbeziehungen über Funktionseinheiten hinweg, um Entscheidungsgewalt in den Prozess zu verlagern , anstatt ihn hierarchisch zu fragmentieren .
Investitionen in vertikale Informationssysteme, die Informationsflüsse für eine bestimmte Aufgabe (oder eine Reihe von Aufgaben) gemäß der angewandten Geschäftslogik leiten .

Die Matrixorganisation

Das Lateral-Relations-Konzept führt zu einer von der einfachen Hierarchie abweichenden Organisationsform , der „ Matrix-Organisation “. Dies vereint die vertikale (hierarchische) Sicht auf eine Organisation und die horizontale (Produkt- oder Projekt-) Sicht auf ihre Arbeit, die für die Außenwelt sichtbar ist. Die Schaffung einer Matrixorganisation ist eine Managementreaktion auf eine anhaltende Fluidität externer Anforderungen, die vielfältige und unechte Reaktionen auf episodische Anforderungen vermeidet, die tendenziell individuell behandelt werden.

Siehe auch

Verweise

Evans, C., 1979. The Mighty Micro, London: Victor Gollancz.

Venkatraman, N., 1994. IT-enabled business transformation: from automation to business scope redefinition. Sloan Management Review, 35(2), pp. 73–87
Cross, J. & Earl, M., 1997. Transformation of the IT function at British Petroleum. MIS Quarterly, 21(4), page 403
Ward, J. & Peppard, J., 2002. Strategic Planning for Information Systems (3rd Edition), Chichester: Wiley

Externe Links

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