Archivierung - Archival processing

Die Archivbearbeitung ist der Akt des Vermessens, Ordnens, Beschreibens und Durchführens grundlegender Aufbewahrungsaktivitäten für das aufgezeichnete Material einer Person, Familie oder Organisation, nachdem es dauerhaft in ein Archiv überführt wurde. Eine Person, die an dieser Aktivität beteiligt ist, wird als Archivarbearbeiter, Archivtechniker oder Archivar bezeichnet .

Wenn ein Archiv eine Sammlung von Dokumenten oder eine Gruppe von Aufzeichnungen erhält, werden sie idealerweise vom Urheber (der ursprünglichen Person, den Personen oder der Organisation, die die Sammlung oder Aufzeichnungen erstellt oder zusammengestellt hat) geordnet und für den Umzug in die so archiviert, dass diese Reihenfolge erhalten bleibt. Sammlungen und Datensatzgruppen sind jedoch oft halb organisiert und haben manchmal keine erkennbare Organisation. Das Beobachten der Organisation der gelieferten Materialien, das Auferlegen der Organisation, wo sie fehlt, und die Beschreibung des organisierten Materials sind Aufgaben, die unter die Begriffe "Archivbearbeitung", "Aufbereitung und Beschreibung", "Archivierung" oder "Katalogisierung" fallen.

Sammlungsvermessung

Der erste Schritt der archivarischen Bearbeitung ist die Bestandsaufnahme. Ziel einer Befragung ist es, den Urheber zu verstehen, den Kontext der Sammlungserstellung zu ermitteln, die Gesamtgröße und den Umfang des Materials zu beobachten, festzustellen, ob die Sammlung Zugangsbeschränkungen hat, um vorhandene Findmittel zu lokalisieren , die mit eingereicht wurden die Sammlung und um jedes zugrunde liegende Organisationsschema in der Sammlung oder Datensatzgruppe zu entdecken.

Sammlung Erhebungen sollten mit einem Archiv - Prinzip durchgeführt werden, respektieren den Fond , im Auge behalten. In Anlehnung an „ respect des fonds“ , was übersetzt werden kann als „unter Berücksichtigung des gesamten Bestands“, muss die Erhebung auch Tätigkeiten umfassen, um festzustellen, ob die vorliegenden Materialien alle oder nur einen Teil des gesamten Bestands darstellen . Befindet sich der Archivar in einem Repositorium, das andere Teile des Bestandes enthält , sollte er oder sie einen Arbeitsplan erstellen, der das gesamte Material desselben Urhebers umfasst oder zumindest anerkennt.

Die Vermessung von Sammlungen ist eine rein beobachtende Aufgabe, ohne Veränderungen oder Neuordnungen an den Materialien vorzunehmen. Da viele Organisationen die Verwendung einer Vorlage oder eines Arbeitsblatts benötigen, um sicherzustellen, dass die Umfragen gründlich und konsistent sind, sind die typischen Endprodukte einer Sammlungsumfrage ein ausgefülltes Umfragearbeitsblatt und ein Verarbeitungsplan. Nach Abschluss der Umfrage können die Materialien den Forschern ohne weitere Bearbeitung zur Verfügung gestellt, für die zukünftige Bearbeitung gespeichert werden, wenn Ressourcen verfügbar sind, oder sofort mit der Bearbeitung fortfahren.

Anordnung

Die Anordnung der Materialien sollte unter Berücksichtigung von zwei Archivierungsprinzipien vervollständigt werden, die dem Respekt des fonds entsprechen : Provenienz und Originalordnung .

Nach dem Provenienzprinzip sollen die Materialien eines Urhebers zusammen und getrennt von denen anderer Urheber aufbewahrt werden. Nach den Provenienzregeln muss die Pflege der Materialien umfassen, dass sie gemeinsam durchsuchbar und auffindbar gemacht werden (bekannt als ihre intellektuelle Anordnung) und kann, wenn dies praktikabel ist, das physische Zusammenhalten umfassen. Wenn die Materialien über den Urheber hinaus den Besitzer gewechselt haben, umfasst die Provenienz eines Objekts alle diejenigen, die nach dem Ersteller kamen, und alle Änderungen, die sie an der Sammlung vornehmen, wie Einfügungen, Streichungen, Neuanordnungen.

Nach dem Prinzip der ursprünglichen Ordnung ist die Anordnung der Materialien durch den Urheber von Wert, weil sie die ursprüngliche Nutzung und den Zugriff auf die Sammlung sowie das Verhältnis der Aufzeichnungen zueinander widerspiegelt, die beide über den ursprünglichen Zweck der Aufzeichnungen informieren können . Je nach Sammlung kann eine Neuordnung der Materialien nicht erforderlich sein, wenn eine logische Originalordnung erhalten erscheint, die Anordnung kontextuelle Hinweise auf den Zweck der Aufzeichnungen gibt und die Anordnung den Zugang der Forscher zu den Materialien nicht beeinträchtigt. Wenn eine Neuordnung erforderlich ist, ordnen die Archivierungsbearbeiter die Materialien auf Sammlungs-, Serien-, Unterserien-, Karton-, Ordner- oder Exemplarebene an. Der Grad der Anordnung wird durch eine Reihe von Faktoren bestimmt, zu denen unter anderem die Ordnungsmäßigkeit des Materials, das wahrscheinliche Forscherinteresse und der Forschungswert an der Sammlung [2] sowie die Politik und die Ressourcen des Endlagers gehören.

Wenn Anordnungsaufgaben erforderlich sind, ist die Anordnung die erste Phase der physischen Verarbeitung der Materialien nach der Erhebung. Neben der Neuordnung der Materialien kann auch eine Entkrautung von Material erfolgen, das nicht den Sammelrichtlinien eines Endlagers entspricht, sowie die nachfolgend beschriebenen Konservierungsaktivitäten.

Beschreibung

Beschreibungsebenen

In der Regel wird versucht, detailliertere Beschreibungen als die, die sich aus einer Bestandsaufnahme des Materials ergeben, zu erstellen. Über die Erhebung hinaus kann die Person, die die Sammlung bearbeitet, eine Auflistung der "Serie" und "Unterserie", eine Auflistung der Boxinhalte (auch Box-Level-Beschreibung genannt), Ordnerlisten (Ordner-Level-Beschreibung) oder sogar vollständig erstellen Inventare, die Verwaltungsgeschichten oder biografische Notizen, Umfangsnotizen, Erwerbsinformationen und Informationen über die archivarische Verarbeitung, die das Material erhalten hat, enthalten. Einige Repositorien führen eine Beschreibung auf Elementebene ausgewählter Dokumente innerhalb einer Sammlung oder Gruppe von Datensätzen durch, wenn der Forschungswert als extrem hoch eingeschätzt wird, eine starke Nutzung erwartet wird oder das Diebstahlrisiko erhöht ist.

Findmittel

Die schriftliche Beschreibung einer Sammlung wird allgemein als Findbuch bezeichnet . Der Hauptzweck eines Findbuchs besteht darin, den Benutzern den Zugang zu einer Materialsammlung zu erleichtern und kann auch für andere Archivare nützlich sein, die derzeit und in Zukunft Nachschlagedienste zu den Materialien anbieten. Die frühesten Findmittel wurden als „ Kalender “ bezeichnet und bestanden in der Regel aus einer chronologischen Auflistung einzelner Dokumente, was die bevorzugte Organisationsmethode der Historiker war, die zu dieser Zeit ihre Hauptnutzer waren. Derzeit verwendete Formen von Findbüchern variieren in der Länge und lassen sich je nach Typ in mehrere Kategorien einteilen, wobei der Bestand im späten 20. und frühen 21. Jahrhundert vorherrscht. Viele Archive veröffentlichen ihre Findbücher online, um ihre Bestände zu erweitern, und einige sind codiert (siehe Abschnitt Standards unten), um die Erkennung durch Websuchmaschinen zu erleichtern .

Normen

Mehrere Standards regeln die Archivbeschreibung, einige national und einige international. ISAD(G) , die General International Standard Archival Description, definiert die Elemente, die in einem Findbuch enthalten sein sollten. Andere Inhaltsstandards gelten ebenfalls. In den Vereinigten Staaten können Eigennamen mit den Name Authority Files der Library of Congress abgeglichen werden, und Schlagworte werden vom LCSH übernommen . Genrebegriffe werden oft dem Art & Architecture Thesaurus entnommen . Viele Findbücher sind in XML kodiert ( markiert ) ; in solchen Fällen kann der Standard Encoded Archival Description (EAD) verwendet werden. Darüber hinaus können Repositorien lokalen Praktiken folgen, die darauf abzielen, Findmittel ihrem besonderen Auftrag zu erfüllen.

Die Society of American Archivists (SAA) hat eine Reihe von Best Practices für amerikanische Archivare veröffentlicht; zwei wichtige sind Archives, Personal Papers and Manuscripts , oft abgekürzt als APPM, und Describing Archives: A Content Standard (DACS). Die Publikation Standards for Archival Description: A Handbook der SAA bietet einen Überblick über relevante Standards für alle Phasen der Archiv- und Manuskriptbearbeitung. Die Research Libraries Group hat ein Best-Practice-Dokument zur Verwendung mit EAD veröffentlicht.

Die Archives and Records Association , das britische Äquivalent der SAA, hat eine Reihe von Best Practices für britische Archivare zu Themen veröffentlicht, die von der Aufbewahrung von Schulunterlagen bis hin zu historischen Buchführungsunterlagen reichen.

Die Australian Society of Archivists veröffentlichte 2004 Describing Archives in Context: A Guide to Australasian Practice , das die Grundlage für die Beschreibung mit dem Australian Series System liefert . Die Serienbeschreibung basiert auf dem Vorrang der Serie als Grundlage für die Anordnung und Beschreibung und nicht auf Beständen, wie dies in anderen Rechtsordnungen üblich ist.

Konservierungsaktivitäten

Die Archivierung umfasst häufig grundlegende Konservierungspraktiken wie das Entfernen von Heftklammern und Büroklammern, das Platzieren von Materialien in säurefreien Ordnern und Schachteln, das Isolieren von säurehaltigen Materialien zur Vermeidung von Säuremigration, das Fotokopieren beschädigter oder säurehaltiger Dokumente und das Auffalten von Papieren. In den letzten Jahren gab es einen Trend bei Archiven und Manuskript- Repositorien, neue Wege auszuprobieren, um Rückstände zu reduzieren und den Zugriff auf Materialien so schnell wie möglich zu ermöglichen, beschrieben und gefördert durch den Artikel aus dem Jahr 2005 „ Mehr Produkt, weniger Prozess: Revamping Traditional Archival“. Verarbeitung “ von Mark A. Greene und Dennis Meissner. Ihre Methode rät von diesen grundlegenden Praktiken ab, um die Verarbeitung zu beschleunigen und den Forschern einen schnelleren Zugang zu ermöglichen. Ihr Argument bestätigt auch die Annahme einer ordnungsgemäßen Klimatisierung in modernen Einrichtungen, die die Verschlechterung von säurehaltigem Papier und das Rosten von Metallverschlüssen verlangsamen würde.

Siehe auch

Anmerkungen

Weiterlesen

  • Michael Cook & Kristina Grant Handbuch der Archivbeschreibung . London: Society of Archivists, 1984 ISBN  0902886223
  • Margaret Procter & Michael Cook Handbuch der Archivbeschreibung ; 2. Aufl. Aldershot: Gower, 1989 ISBN  0566036347
  • Margaret Procter & Michael Cook Handbuch der Archivbeschreibung ; 3. Aufl. Aldershot: Gower, 2000 ISBN  0566082586
Michael Cook hat einen Ph.D. an der University of Liverpool im Jahr 1998 für seine gesammelten Werke zum Archivmanagement, zu denen das Handbuch und andere Schriften gehörten.

Externe Links