Regeln für die Archivbeschreibung - Rules for Archival Description
Die Regeln für die Archivbeschreibung (RAD) sind der kanadische Standard für die Archivbeschreibung. Es enthält eine Reihe von Regeln, die auf traditionellen Archivierungsprinzipien basieren und deren Zweck es ist, eine konsistente und gemeinsam genutzte beschreibende Grundlage für die Beschreibung von Archivmaterial innerhalb eines bestimmten Fonds bereitzustellen. RAD wurde erstmals 1990 veröffentlicht, nachdem es vom Planungsausschuss für beschreibende Standards des Bureau of Canadian Archivists (BCA) entwickelt worden war. Es wird derzeit vom kanadischen Komitee für Archivbeschreibung des Canadian Council of Archives überwacht. RAD wurde zuletzt im Jahr 2008 überarbeitet.
Rahmenbedingungen
Ähnlich wie AACR2 bietet RAD Archivaren einen Rahmen zum Generieren von Archivbeschreibungen und zum Auffinden von Hilfsmitteln . Es handelt sich um einen mehrstufigen beschreibenden Metadatenstandard, der so strukturiert ist, dass er den Kontext einer Gruppe von Datensätzen basierend auf der Art und Weise widerspiegelt, in der sie erstellt, verwendet und verwaltet wurden.
RAD verfolgt einen Top-Down-Ansatz für die Archivbeschreibung, beginnend mit einer allgemeinen Beschreibung der Datensätze auf der Ebene der Fonds und wird mit fortschreitender Beschreibung auf niedrigeren Ebenen spezifischer. Die abgeschlossenen Beschreibungen variieren in der Tiefe, enthalten jedoch häufig eine biografische Skizze über den Ersteller der Aufzeichnungen, Informationen über die physische Ausdehnung des Materials und eine Übersicht - in Form eines Umfangs und einer Inhaltsangabe - darüber, woraus die Archivbestände bestehen.
Sechs Beschreibungsebenen
RAD bezeichnet sechs Beschreibungsebenen, die hierarchisch angeordnet sind. Die Bestände repräsentieren die breiteste Beschreibungsebene und den oberen Rand des hierarchischen Baums, und das Element repräsentiert die niedrigste Beschreibungsebene.
Die sechs Beschreibungsebenen in RAD, die vom Saskatchewan Council for Archives and Archivists (SCAA) erläutert wurden , sind:
- Die Fonds: Die breiteste intellektuelle Beschreibungseinheit, die das Kollektiv aller von einer einzelnen Einheit erstellten Aufzeichnungen ist.
- Die Sous-Fonds: Beschrieben auf die gleiche Weise wie die Fonds. Die Sous-Fonds enthalten alle Datensätze einer Untereinheit der Organisation, die die Fonds erstellt hat.
- Die Serie: Eine Gruppe von Datensätzen innerhalb eines Fonds oder Sous-Fonds, die aus demselben Thema, derselben Entität oder derselben Funktion erstellt oder gesammelt werden und alle eine Beziehung aufweisen, die mit ihrer Erstellung oder Verwendung zusammenhängt. Die Serie ist die Verbindung zwischen den mit den Fonds erstellten Datensätzen.
- Die Unterserie: Beschrieben auf die gleiche Weise wie die Serie. Eine Unterserie enthält Datensätze innerhalb einer Serie, die leicht als abhängig von der Klassifizierung oder dem Inhalt identifiziert werden können.
- Die Datei: Besteht aus Dokumenten, die zusammen abgelegt wurden, um dasselbe Thema oder dieselbe Aktivität widerzuspiegeln, und enthält denselben Titel. Eine Datei darf nicht mit einem Ordner verwechselt werden, der als Dokumentenspeichereinheit betrachtet wird, während die Datei eine intellektuelle Beschreibungsebene darstellt. Eine einzelne Datei kann eine unbekannte Anzahl von Ordnern enthalten.
- Der Gegenstand: Der Gegenstand repräsentiert die niedrigste Beschreibungsebene und die kleinste intellektuelle Einheit, die in einem Fonds enthalten ist. Da der Gegenstand eine intellektuelle Einheit ist, kann er eine Reihe einzelner Dinge enthalten.
RAD-Elemente
Beschreibungen innerhalb des RAD-Frameworks bestehen aus einem sogenannten Element. Es gibt verschiedene Elemente, die bestimmte Arten von Informationen sowohl zum Datensatz als auch zur erstellenden Entität enthalten. Diese Elemente werden in einer bestimmten Reihenfolge aufgelistet. Während diese Elemente in einer bestimmten Reihenfolge innerhalb einer Beschreibung aufgeführt sind, bietet RAD Flexibilität bei der Darstellung der Reihenfolge der Elemente, da keine Standarddarstellung von Informationen angegeben wird.
Erforderliche Elemente
Titel, Datum, Umfang, Verwaltungsgeschichte, biografische Skizze sowie Umfang und Inhalt sind erforderlich. RAD-Elemente:
- Titel (Regel 1.1)
- Termine (Regel 1.4)
- Umfang (Regel 1.5)
- Verwaltungsgeschichte (Regel 1.7B1)
- Biografische Skizze (Regel 1.7B2)
- Umfang und Inhalt (Regel 1.7D)
Zusätzliche Elemente
Gemäß der SCAA sollten sechs zusätzliche Elemente für eine grundlegende RAD-Beschreibung berücksichtigt werden:
- Sorgerechtsgeschichte (Regel 1.7C)
- Quelle des gelieferten Titels (Regel 1.8B2)
- Physikalische Beschreibung (Regel 1.8B9)
- Arrangement Note (Regel 1.8B13)
- Einschränkungen (Regel 1.8B16)
- Rückstellungen (Regel 1.8B19)
Externe Links
"Regeln für die Archivbeschreibung" . cdncouncilarchives.ca . Kanadischer Archivrat . Abgerufen am 19. April 2015 .